System oferuje dwa sposoby wysyłki przypomnień o nieopłaconych składkach do opiekunów. Pierwszy z nich jest dostępny domyślnie w manualnej wersji modułu składkowego. Drugi sposób wymaga posiadania dostępu do modułu wiadomości masowych, dzięki któremu będziesz wstanie masowo wysłać wiadomości sms oraz e-mail do zalegających rodziców. Więcej na temat modułu wiadomości masowych dowiesz się w kolejnych rozdziałach.
Aby zainicjować manualną wysyłkę przypomnienia na temat zalegania ze składkami, kliknij w ostatniej kolumnie tabeli w niebieski samolot. Szary kolor samolotu oznacza, że konto opiekuna nie zostało jeszcze aktywowane, przez co wysyłka powiadomienia jest niemożliwe. Klikając myszką w niebieską ikonkę, otworzy się Twój klient poczty e-mail, może to być Outlook, Gmail lub Thunderbird, jednakże pamiętaj, że klient pocztowy musi być skonfigurowany. Po otwarciu klienta pocztowego, zostanie utworzona wiadomość e-mail z predefiniowaną treścią.
Jak już pisaliśmy, drugą opcją wysłania powiadomień o zaległościach, jest wykorzystanie modułu wiadomości masowych. Aby skorzystać z tej opcji wejdź na listę składek, następnie wejdź do konkretnej składki. Pod tabelą, w lewym dolnym rogu ekranu znajdziesz niebieski przycisk "wyślij przypomnienia o zapłacie". Po kliknięciu pojawi Ci się okienko z odbiorcami.
W oknie wyboru odbiorców, masz do zaznaczenia osób, do których wysłane zostanie upomnienie. Domyślnie system, zaznacza wszystkie osoby posiadające jakąkolwiek bieżącą zaległość w opłacaniu konkretnej składki. Oczywiście ostateczną decyzję komu zostanie wysłane powiadomienie podejmujesz Ty.
W kolejnym kroku zostaniesz przeniesiony do okna konfiguratora wiadomości. W tym miejscu zdefiniujesz formę wysyłki powiadomienia. Do wyboru masz sms, e-mail lub obie formy jednocześnie. Oczywiście, aby wysłać tego typu wiadomości w profilu opiekuna musisz mieć uzupełnione dane dotyczące numeru telefonu oraz adresu e-mail. Bez tych danych masowa wysyłka upomnień będzie niemożliwa.
Poza formą wiadomości do wyboru masz także to na jaki adres ma zostać przesłana odpowiedź, kto jest nadawcą wiadomości, tytuł wiadomości oraz skróconą nazwę, która będzie widoczna jako nadawca w przypadku wysyłki SMS. Domyślną nazwą jest ProTrainUp, ale jeżeli chcesz ustawić swoją własną nazwę, proszę skontaktuj się z nami. W tym też miejscu możesz zaplanować wysyłkę wiadomości na max 72h.
Kolejnym krokiem jest przygotowanie treści wiadomości. W przypadku upomnienia dotyczącego składek, treść generowana jest dynamicznie dla każdego odbiorcy. Automatycznie pojawia się wartość zaległości na dzień planowania wysyłki. Ponadto masz masz możliwość wstawiania dynamicznych znaczników, które znajdziesz po lewej stronie formularza (czerwony tekst). Umieszczając je w treści, system automatycznie do każdej wiadomości będzie wstawiał np. imię i nazwisko odbiorcy. Po ustaleniu ostatecznego brzmienia treści, nie pozostaje Ci nic innego, jak wysłanie wiadomości.