Το σύστημα προσφέρει δύο τρόπους αποστολής υπενθυμίσεων για μη καταβληθείσες συνεισφορές στους γονείς. Το πρώτο είναι διαθέσιμο από προεπιλογή σε μια μη αυτόματη έκδοση της ενότητας συνεισφοράς. Ο δεύτερος τρόπος απαιτεί την πρόσβαση στη μονάδα μαζικής ανταλλαγής μηνυμάτων, χάρη στην οποία θα μπορείτε να στέλνετε sms και e-mail στους ληξιπρόθεσμους γονείς. Θα μάθετε περισσότερα για την ενότητα μαζικών μηνυμάτων στα ακόλουθα κεφάλαια.
Για να ξεκινήσετε να στέλνετε την υπενθύμιση πληρωμής συνεισφοράς με μη αυτόματο τρόπο, κάντε κλικ στο μπλε επίπεδο στην τελευταία στήλη του πίνακα. Το γκρι χρώμα του εικονιδίου σημαίνει ότι ο λογαριασμός του γονέα δεν έχει ενεργοποιηθεί ακόμα και ως εκ τούτου δεν είναι δυνατή η αποστολή της υπενθύμισης. Κάνοντας κλικ στο μπλε εικονίδιο θα ανοίξει ο πάροχος email σας, μπορεί να είναι το Outlook, το Gmail ή το Thunderbird, αλλά θυμηθείτε ότι ο πάροχος email πρέπει να έχει διαμορφωθεί. Όταν ανοίγετε τον πάροχο email, θα δημιουργηθεί ένα προκαθορισμένο και έτοιμο για αποστολή email.
Η δεύτερη επιλογή αποστολής ειδοποιήσεων για ληξιπρόθεσμες οφειλές είναι να χρησιμοποιήσετε τη μονάδα μαζικής ανταλλαγής μηνυμάτων. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή, μεταβείτε στη λίστα συνεισφορών και μετά μεταβείτε στη συγκεκριμένη συνεισφορά. Κάτω από τον πίνακα, στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης, θα βρείτε ένα μπλε κουμπί "αποστολή υπενθύμισης". Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, θα δείτε ένα παράθυρο με παραλήπτες.
Στο παράθυρο επιλογής παραλήπτη, πρέπει να επιλέξετε τα άτομα στα οποία θα στείλετε μια υπενθύμιση. Από προεπιλογή, το σύστημα επιλέγει όλα τα άτομα που έχουν καθυστερήσεις. Φυσικά, η τελική απόφαση στον οποίο θα σταλεί η ειδοποίηση εξαρτάται από εσάς.
Στο επόμενο βήμα θα μετακινηθείτε στο παράθυρο διαμόρφωσης μηνυμάτων. Εδώ θα καθορίσετε τη μορφή αποστολής της ειδοποίησης. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ sms, e-mail ή και τα δύο. Φυσικά, για να στείλετε αυτούς τους τύπους μηνυμάτων στο προφίλ του γονέα πρέπει να συμπληρώσετε τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χωρίς αυτά τα δεδομένα, δεν θα είναι δυνατή η αποστολή μαζικού μηνύματος.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε σε ποια διεύθυνση θέλετε να αποστέλλεται η απάντηση, ποιος είναι ο αποστολέας του μηνύματος, ο τίτλος του μηνύματος και το συντομευμένο όνομα που θα είναι ορατό σε περίπτωση αποστολής SMS από τον αποστολέα. Το προεπιλεγμένο όνομα είναι ProTrainUp, αλλά αν θέλετε να ορίσετε το δικό σας όνομα, επικοινωνήστε μαζί μας. Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε το χρόνο αποστολής του μηνύματός σας για έως και 72 ώρες.
Το επόμενο βήμα είναι να προετοιμάσετε το περιεχόμενο του μηνύματος. Στην περίπτωση υπενθύμισης τελών, το περιεχόμενο του μηνύματος δημιουργείται δυναμικά για κάθε παραλήπτη. Εμφανίζεται αυτόματα η τιμή των καθυστερήσεων την ημέρα προγραμματισμού μιας αποστολής. Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να εισαγάγετε δυναμικές ετικέτες, τις οποίες θα βρείτε στην αριστερή πλευρά της φόρμας (κόκκινο κείμενο). Τοποθετώντας τα στο περιεχόμενο, το σύστημα θα εισαγάγει αυτόματα, για παράδειγμα, το όνομα του παραλήπτη σε κάθε μήνυμα.