Система пропонує два способи надсилати нагадування про несплачені внески вихователям. Перший доступний за замовчуванням у ручній версії компонентного модуля. Другий спосіб вимагає доступу до модуля масових повідомлень, завдяки якому ви зможете надсилати масові повідомлення та електронні листи своїм батькам, які не виконують свої обов’язки. Ви дізнаєтесь більше про модуль масових повідомлень у наступних розділах.
Щоб розпочати вручну надсилання нагадування про заборгованість із платежів, клацніть синю площину в останньому стовпці таблиці. Сірий колір літака означає, що рахунок опікуна ще не активований, що робить надсилання повідомлення неможливим. Клацнувши синьою піктограмою миші, ваш поштовий клієнт відкриється, це може бути Outlook, Gmail або Thunderbird, однак пам’ятайте, що поштовий клієнт повинен бути налаштований. Після відкриття поштового клієнта буде створено повідомлення електронної пошти із заздалегідь визначеним вмістом.
Як уже зазначалося, другим варіантом надсилання сповіщень про відставання є використання модуля масових повідомлень. Щоб скористатися цією опцією, введіть список внесків, а потім введіть конкретний внесок. Під таблицею в нижньому лівому куті екрана ви знайдете синю кнопку "відправити нагадування про оплату". Після натискання з’явиться вікно з одержувачами.
У вікні вибору одержувача ви повинні позначити людей, яким буде надіслано нагадування. За замовчуванням система відбирає всіх людей, які мають поточну заборгованість із сплати певної премії. Звичайно, остаточне рішення, кому надсилається повідомлення, приймаєте ви.
На наступному кроці ви потрапите у вікно конфігуратора повідомлень. Тут ви можете визначити форму надсилання повідомлення. Ви можете вибрати між SMS, електронною поштою або обома. Звичайно, щоб надіслати такий тип повідомлень у профілі опікуна, ви повинні ввести номер телефону та адресу електронної пошти. Без цих даних масові розсилки нагадувань не будуть можливі.
Окрім форми повідомлення, ви також можете вибрати адресу, на яку слід надіслати відповідь, хто є відправником повідомлення, заголовок повідомлення та коротке ім’я, яке буде бачити відправник під час надсилання SMS. За замовчуванням ім’я - ProTrainUp, але якщо ви хочете встановити своє власне ім’я, зв’яжіться з нами. На цей момент ви можете планувати надсилання повідомлень максимум на 72 години.
Наступним кроком є підготовка тіла повідомлення. У випадку з хитрим листом, вміст динамічно генерується для кожного одержувача. Значення відставання для дня планування відвантаження з’являється автоматично. Крім того, у вас є можливість вставити динамічні теги, які ви знайдете в лівій частині форми (червоний текст). Розмістивши їх у тексті, система автоматично вставить, наприклад, ім’я та прізвище одержувача в кожне повідомлення. Визначивши остаточну формулювання змісту, вам не залишається нічого іншого, як надіслати повідомлення.