Sistem ponuja dva načina pošiljanja opomnikov za neplačane prispevke staršem. Prvi je na voljo privzeto v ročni različici modula prispevkov. Drugi način zahteva dostop do modula masovnega pošiljanja sporočil, zahvaljujoč kateremu boste lahko poslali SMS in e-pošto staršem, ki zamujajo. Izvedeli boste več o modulu masovnih sporočil v naslednjih poglavjih.
Da pričnete ročno pošiljanje opomnika za plačilo prispevka, kliknite na modro papirnato letalo v zadnjem stolpcu tabele. Siva barva ikone pomeni, da staršev račun še ni bil aktiviran in zato ni mogoče poslati opomnika. Klik na modro ikono bo odprl e-poštnega odjemalca. ki je lahko Outlook, Gmail ali Thunderbird, vendar si zapomnite, da e-poštni odjemalec mora biti konfiguriran. Ko odprete e-poštnega odjemalca, bo določena e-pošta, ki je bila prej definirana in pripravljena za pošiljanje.
Druga možnost za pošiljanje obvestila o zamudah je, da uporabite modul masovnega pošiljanja sporočil. Da uporabite to možnost, pojdite na seznam prispevkov, nato pojdite na določen prispevek. Pod tabelo v spodnjem levem kotu ekrana boste videli moder gumb "pošlji opomnik". Ko kliknete nanj, boste videli okno s prejemniki.
V oknu izbire prejemnikov morate izbrati ljudi, katerim boste poslali opomnik. Sistem privzeto izbere vse osebe, ki imajo kakršnekoli trenutne zamude. Seveda je končna odločitev komu boste poslali obvestilo vaša.
Pri naslednjem koraku boste preusmerjeni na okno konfiguratorja sporočil. Tukaj boste določili obrazec za pošiljanje obvestil. Izbirate lahko med SMS sporočilom, e-pošti ali obema. Seveda, da pošljete takšne vrste sporočil z računom starša, morate izpolniti telefonsko številko in e-poštni naslov. Brez teh podatkov ne bo mogoče poslati masovnega sporočila.
Izberete lahko na kateri naslov želite, da vam je poslan odgovor, kdo je pošiljatelj sporočila, naslov sporočila in skrajšano ime, ki bo prikazano kot pošiljatelj v primeru, da se SMS pošlje. Privzeto ime je ProTrainUp, vendar če želite nastaviti svoje ime, nas prosim kontaktirajte. Načrtujete lahko tudi čas pošiljanja sporočila do 72 ur.
Naslednji korak je priprava vsebine sporočila. V primeru opomnika za pristojbino je za vsakega prejemnika je vsebina sporočila določena dinamično. Vrednost zamudnin na dan načrtovanja odprave bo samodejno prikazana. Poleg tega imate možnost vnosa dinamičnih oznak, ki jih boste našli na levi strani obrazca (rdeč tekst). S postavo v vsebino bo sistem samodejno ustavil, na primer, ime prejemnika v vsako sporočilo.